De evaluatie van het personeel van de federale
overheidsdiensten (uitgezonderd het wetenschappelijke
personeel van de wetenschappelijke instellingen en de
mandaathouders).

Kameraden, binnenkort wordt jullie evaluatiecyclus afgerond met een evaluatiegesprek en het lijkt
ons aangewezen even te herinneren aan jullie rechten, om onaangename verrassingen te vermijden.
De evaluatiecyclus.

Het onderwerp is volledig omkaderd door het koninklijk besluit van 14 januari 2022 over de evaluatie
in het openbare ambt. Aarzel niet om het te raadplegen voor verdere toelichting of uitdieping over
deze materie, want wij kunnen onmogelijk hier alle aspecten van deze belangrijke fase in de
loopbanen uiteenzetten.
De evaluatiecyclus is het instrument dat de overheid hanteert tussen een lid van haar personeel en
zijn hiërarchisch overste (die kan delegeren naar een functionele chef) om het werk van het
personeelslid te beoordelen. De cyclus omhelst minstens twee gesprekken: het planningsgesprek en
het evaluatiegesprek. Normaal gesproken beslaat een cyclus een periode van 12 maanden, zonder
echt verband met het kalenderjaar want voor de stagiairs begint de periode begint te lopen bij de
infunctietreding en voor de benoemden bij het afronden van de vorige cyclusperiode. Van deze
duurtijd kan worden afgeweken.
In principe worden tijdens het planningsgesprek de te bereiken doelstellingen bepaald, op basis van
de functiebeschrijving.
Als alles goed verloopt, is het volgende gesprek een evaluatiegesprek om de balans van het
afgelopen jaar op te maken. Wanneer de tijdens het planningsgesprek bepaalde doelstellingen
bereikt zijn, start logischerwijs een nieuwe cyclus.
Intussen worden geregelde informele uitwisselingen tussen geëvalueerde en evaluator sterk
aangemoedigd (feedback).
Een functioneringsgesprek kan altijd worden aangevraagd, zowel voor de functionele chef als voor de
medewerker. Dit gesprek is niet verplicht en kan om heel uiteenlopende redenen, zoals het bijsturen
van de doelstellingen, het bespreken van oplossingen voor de gerezen problemen, enz. …, op elk
moment van de evaluatiecyclus worden gevraagd door de evaluator. Gedurende de cyclus kunnen
meerdere gesprekken plaatsvinden.
Er kan ook een remediëringsprocedure (begeleidingsmaatregelen) worden opgestart. Wanneer
wordt vastgesteld dat een personeelslid zijn/haar doelstellingen helemaal niet haalt, kan dit op elk
moment van de evaluatiecyclus aanleiding geven tot een remediëring. Deze procedure wordt ten
vroegste bij het tweede functioneringsgesprek opgestart. Deze twee functioneringsgesprekken - met
een tussentijd van 20 gepresteerde dagen - zijn dus verplicht om een remediëring te lanceren. De
periode van 6 tot maximum 12 maanden moet minstens 60 gepresteerde dagen tellen en de cyclus
wordt met de duur van deze periode verlengd. De uiteindelijke bedoeling is het personeelslid te
helpen om zijn prestatie- en/of ontwikkelingsdoelstellingen te bereiken. De periode kan evenwel
negatief uitdraaien voor het personeelslid.

Pas wanneer dit gebeurt, kan het zijn dat het personeelslid een vermelding « onvoldoende » krijgt.
Deze vermelding wordt gegeven als het personeelslid minder dan 50% van zijn
prestatiedoelstellingen heeft verwezenlijkt of als hij/zij de competenties, die in zijn/haar
doelstellingen als noodzakelijk zijn bestempeld om zijn/haar opdracht te vervullen, niet voldoende
heeft ontwikkeld.
Wanneer geen consensus wordt bereikt, organiseert de directeur P&O een bemiddeling, maar als er
geen oplossing uit de bus komt, is het wel degelijk de overheid die het laatste woord heeft, met een
gemotiveerde beslissing.
De lopende cyclus kan dus niet worden afgerond met een vermelding « onvoldoende » als de
hiërarchisch overste geen remediëring gelanceerd heeft en deze remediëring niet negatief is
uitgedraaid.
De rol van de afgevaardigde.
Momenteel voorzien de reglementaire bepalingen niet uitdrukkelijk dat het personeelslid zich in alle
stadia van de evaluatieprocedure mag laten bijstaan door een derde (zoals een afgevaardigde).
Een personeelslid de mogelijkheid bieden om zich te laten bijstaan door een derde van zijn keuze lijkt
echter niet controversieel. De afgevaardigde mag dan ook een plannings-, functionerings-,
evaluatiegesprek bijwonen. Het geëvalueerde personeelslid moet zijn evaluator er wel vooraf over
inlichten.
Voor alle duidelijkheid: het gaat wel degelijk over het zich laten bijstaan door een afgevaardigde. In
geen geval kan het personeelslid zich laten vertegenwoordigen. De geëvalueerde moet immers
aanwezig zijn op het gesprek en deelnemen aan de bespreking/uitwisseling, met weliswaar de
mogelijkheid zich te laten bijstaan door zijn afgevaardigde, die « het personeelslid raad geeft »/ «
helpt » om bijvoorbeeld de situatie goed te begrijpen/ de argumenten voor de bespreking goed te
verwoorden. In dit opzicht handelt de afgevaardigde niet als vertegenwoordiger van de
geëvalueerde.
Deze tools geven aan dat een onvoldoende in het algemeen wordt aangekondigd door
waarschuwingssignalen. We raden aan contact op te nemen met de afgevaardigde wanneer
dergelijke signalen worden waargenomen. Het is altijd gemakkelijker om een verkeerde koers in de
beginfase bij te sturen dan wanneer een eerste vermelding « onvoldoende » al is toegekend. Twee
onvoldoendes binnen een periode van vier jaar bieden de leidinggevende ambtenaar immers de
mogelijkheid om het personeelslid te ontslaan wegens professionele ongeschiktheid. De toekenning
van de vermelding « onvoldoende » heeft ook een weerslag op de geldelijke loopbaan en het
toekennen van hogere functies.
De rol van de vakbond in het raam van de evaluatiecycli bestaat in het afdwingen van de rechten van
het personeelslid: heeft het personeelslid de nodige ondersteuning gekregen om zijn/haar potentieel
te benutten? Zijn alle stappen van de evaluatiecyclus gezet? Is het personeelslid geëvalueerd in
functie van objectieve criteria? Is het evaluatiedossier afdoende gestaafd? Als het antwoord op een
van deze vragen negatief is, kan de vakbond in actie schieten en de onvoldoende betwisten, onder
andere bij een beroepsprocedure voor de evaluatiecommissie.
Eigenheden van de stage

Nieuwe manieren van werken brengen de integratie van de nieuwe personeelsleden in het
werkproces en in de ploegen in het gedrang: telewerk, flex-desk, enz. In de loop van het eerste
stagejaar moet dan ook bijzondere aandacht gaan naar de evaluatiecyclus.
De evaluatiecyclus van het stagejaar is heel kenmerkend. Om de nieuwkomers goed te kunnen
opvolgen, moeten verplicht drie functioneringsgesprekken worden gehouden. Deze gesprekken
monden uit in een eindverslag, dat ook een « onvoldoende » kan inhouden. Normaal gesproken
belandt het dossier van een stagiair met de vermelding « onvoldoende» bij de evaluatiecommissie,
behalve wanneer de overheid en de stagiair het erover eens zijn om het dossier niet aanhangig te
maken bij deze commissie.
Als de stagiair in dergelijke situatie terechtkomt, wordt hem/haar aangeraden onmiddellijk zijn/haar
afgevaardigde op de hoogte te brengen want in sommige gevallen is het voordeliger om het dossier
toch voor te leggen aan de evaluatiecommissie, in die zin dat deze commissie, eventueel, voor de
geëvalueerde gunstige maatregelen kan treffen.
Er kan gevraagd worden om de stage voor te zetten, op voorwaarde dat de stagemodaliteiten
worden aangepast. In het ergste geval wordt het ontslag met redenen omkleed. Elke stagiair wordt
aangeraden altijd alert te blijven en bij de geringste twijfel een beroep te doen op zijn/haar
afgevaardigde.
Samen sterk !